Хранение и поиск документов

Хранение и поиск документов

При большом объеме документации, обращающейся организации, вопрос о рациональном способе ее хранения является весьма важным.

В зависимости от конструкции средства хранения и поиска документов могут быть ручными, механизированными и автоматизированными, а в зависимости от носителей информации их можно разделить на две группы:

* средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы;

* средства хранения и поиска стандартных информационных карточек.

Для хранения различного рода бумажных документов- текстовых и графических- используются конверты, альбомы , футляры, папки, секционированные полки и блоки, стеллажи, шкафы- регистратуры, сейфы и другие средства.

Широко используются для хранения документов произвольной формы папки разнообразных конструкций:

— папки без закрепляющих приспособлений;

— папки с завязками;

— папки с зажимами;

— папки — сшиватели и т.д.

Обычно с целью ускорения поиска нужного документа один из краев папки снабжается индикатором, характеризующим содержание информации в папке.

Папки с документами удобно хранить на полках специальных секционированных шкафах или на круглых полках шкафов- регистратур. Шкаф-регистратура имеет от одной до семи самостоятельно вращающихся вокруг общей оси полок.

Для хранения информационных карточек одинакового формата используются картотеки разного вида.

На практике применяется большое количество конструкций различных карточек: плоских, вертикальных, вращающихся и др.

В плоских картотеках карточки располагаются образом, чтобы один из краев последующей карты на 7-10 мм выступал из под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты.

Вертикальные карточки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки используются для работы с картами учета документов в канцеляриях, бухгалтериях, отделах кадров, а архивах.

Вращающиеся картотеки — это вращающиеся барабаны, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Картотеки с вертикальной осью вращения обычно используют в справочных службах офисов, с горизонтальной осью- на рабочих местах сотрудников.

Элеваторная картотека представляет собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или иными документами к рабочему месту оператора. Вместимость элеваторных карточек высока- до 500 тысяч карточек.
Роторные карточки содержат повторные полки- секции с лотками для документов. Они напоминают вращающиеся барабанные картотеки, но управляются автоматически- по набранному на пульте управления адресу к пользователю подводятся нужный лоток. Вместимость роторных карточек составляет 10-75 тысяч штук карточек.

Из всех используемых на практике систем хранения документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.

Микрофильмирование это получение фотографическим путем на специальном носителе уменьшенных иногда в сотни раз микрофотокопий документов- оригиналов.

Основное назначение микрофильмирования- обеспечить создание емких хранилищ документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз, облегчить процедуру поиска документов ,обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов.

Транспортирование документов между служебными помещениями организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др. средств.

В условиях регулярного перемещения больших объемов документации используются автоматизированные транспортные средства: тележки, конвейеры, лифты. Чаще других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Тросовый конвейер наиболее прост по устройству: перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе. Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший угол подъема- 20 градусов. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута.

Лифтовые транспортеры применяются для вертикального перемещения документов

Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе.

Последнее изменение этой страницы: 2016-12-30; Нарушение авторского права страницы

К средствам хранения и поиска документов относятся различного типа картотеки. Большое распространение в последнее время получило селекторное поисковое устройство, которое содержит перфокарты с краевой перфорацией. [c.66]

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря. [c.318]

СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ [c.97]

СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ, ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ [c.333]

Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. При этом все операции по регистрации документов, заполнению регистрационной карточки, созданию справочного аппарата, формированию картотек, контролю за исполнением документов производятся в одном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате). Централизованная регистрация освобождает основные структурные подразделения от вспомогательных операций в работе с документами, значительно повышает качество их обработки, способствует внедрению прогрессивных технических средств для обработки, хранения и поиска документов. [c.164]

Читайте также:  Как переустановить directx 11 для windows 7

Средства хранения и поиска информации. Средствами хранения документов являются папки, картотеки, шкафы, стеллажи. Папки с зажимным механизмом (регистры) являются более современным и удобным средством хранения документов. [c.50]

Эффективность управленческого труда в значительной степени определяется правильной организацией хранения и поиска документной информации. Документы хранятся непосредственно на рабочих местах исполнителей, а в текущих архивах подразделений и архивах учреждений и организаций — документации постоянного и долговременного сроков хранения. Выбор рациональных способов и средств хранения и поиска документации на различных этапах работы с ней осуществляется с учетом конкретных условий, но определяющее значение имеют характер доку- [c.186]

В проектировании еще большие затраты труда (до 50%) приходятся на выполнение чертежно-конструктор-ских работ. Для снижения трудоемкости этих работ разработана автоматизированная система составления, размножения, хранения и поиска проектной документации на основе применения современной аппаратуры для микрофильмирования и электрографии. К средствам механизации и автоматизации трудовых процессов в архитектурно-строительном проектировании также относятся средства составления, копирования и размножения проектно-сметной документации, микрофотокопирования, малая организационная техника, оборудование служебных помещений и др. Светокопировальные аппараты применяют для копирования на светочувствительных бумагах оригиналов чертежей и документов, выполненных на светопроницаемых основах. Микрофотокопирование технической документации и деловых бумаг значительно сокращает необходимую площадь и расходы на содержание архивных документов, а также обеспечивает неограниченные сроки их хранения. Полученные этим методом копии документов читаются с помощью специальных аппаратов. [c.251]

Рассматривая вопросы унификации и стандартизации документов, далее мы будем иметь в виду, что занимаемся рационализацией не избыточного документного потока, а только теми документами, которые действительно необходимы для эффективного управления. Ориентация документов на использование банков данных вытекает из предыдущего направления и является его дальнейшим развитием. Принцип проектирования интегрированных первичных документов, обслуживающих группу задач, можно считать этапом на пути этого развития . Хранение интегрированной информации может производиться в различном виде, т. е. банк данных может представлять традиционные документы, сформированные в удобном для пользования виде, или систему карт обычной картотеки, или перфорационные карты с краевой перфорацией для сортировки и поиска с применением простейшей механизации. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным. [c.35]

Средства поиска, хранения и транспортирования документов должны быть увязаны со стандартными форматами, полями для крепления, а также учитывать места расположения на листе бумаги реквизитов, предназначенных для поиска документов. [c.60]

В учреждениях нашей страны для работы с документами применяется обширный комплекс технических средств, которые классифицируются по своему назначению и функции. Это — средства составления текстовых документов копирования, размножения и микрофильмирования обработки хранения и поиска связи и, транспортировки, а также малой оргтехники, включая современную мебель и оборудование рабочих мест и служебных помещений. [c.33]

Недостаточная взаимосвязь форм документов с технологией их изготовления и обработки и с техническими средствами. Используемые для документов форматы бумаги, поля, предусматриваемые бланками или оставляемые при изготовлении документов на листах бумаги, площади, намечаемые для расположения отдельных реквизитов, не всегда соответствуют размерам печатающих элементов адресовальных и штемпельных устройств, характеристикам средств поиска, хранения и транспортирования документов. [c.16]

Группа средств поиска, хранения и транспортирования документов объединяет следующие подгруппы [c.93]

На какие группы делятся средства поиска, хранения и транспортирования документов Какие средства хранения оперативных документов вы знаете Расскажите о назначении лотков, ящиков, емкостей. [c.95]

Для механизации делопроизводственных процессов используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Общесоюзный классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы средства составления текстовых документов средства копирования и оперативного размножения документов средства обработки документов средства поиска, хранения и транспортирования документов мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений средства сигнализации и информации. [c.86]

Средства поиска, хранения и транспортировки документов. К средствам поиска относятся различные картотеки, устройство которых приведено в главе второй. [c.87]

К организационной технике относятся средства, предназначенные для составления управленческих документов, размножения и обработки, хранения, поиска и транспортировки документов, выполнения графических работ, а также средства сигнализации и связи, мебель и специальное оборудование для служебных помещений. [c.65]

Средства хранения, поиска и транспортировки документов стеллажи для хранения документов, картотеки и картотечное оборудование, оборудование для механизированного поиска данных, оборудование для поиска документов, средства и оборудование для транспортирования документов. [c.258]

Средства хранения, поиска и транспортировки документов различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации (хранилища, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное и др.), а также средства передачи информации. [c.302]

Читайте также:  Нейлоновый ремешок для apple watch

Средства хранения, группировки и поиска документации. Практика управления требует организации централизованного хранения информации. Для этой цели используется специальное оборудование для хранения документов (блоки подвесного хранения, специальные шкафы, секционные и подвижные стеллажи), различного рода компьютерные системы. [c.179]

К новым техническим средствам автоматизации конторского труда можно отнести копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процесса копирования и рассылки документов электронные пишущие машинки и ком-позеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов, для сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов телекоммуникационную внутрифирменную связь, обеспечивающую систематическое тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений фотонаборную технику устройства оптического считывания комплексную систему, объединяющую ЭВМ с микрофильмированием электронную почту диктофонную технику. [c.137]

Эффективность управления и оперативность регулирования производственного процесса во многом зависят от степени механизации и автоматизации процесса управления. Поэтому при оценке уровня организации управления важно определять показатель технической оснащенности управленческого труда (Тут.), который характеризует стоимость технических средств управления (вычислительная техника с необходимым вспомогательным оборудованием, средства подготовки, размножения и копирования документов, средства их обработки, хранения, поиска и транспортировки, средства связи, сигнализации, передачи информации и др.) в расчете на одного работника управления. [c.183]

Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия номенклатура дел и дело . Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. N [c.56]

Средства хранения, поиска и транспортировки документов включают в себя первичные и вторичные средства хранения документов (папки различного типа и назначения (файлы), пластиковые конверты, коробки, шкафы, ящики, стеллажи, сейфы и т. д.), картотеки (вертикальные, горизонтальные, настольные и т. п.) и картотечное оборудование, средства для физической транспортировки документов внутри офиса (тележки, лифты, транспортеры, конвейеры, пневматическая почта), средства хранения машинных носителей информации. [c.356]

Сегодня работник документной сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в предшествующие десятилетия. Современная электронная техника значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Однако при этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника остается лишь средством в руках человека и не может взять на себя все его обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология — все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата — это и компьютерная, и языковая грамотность. [c.137]

Должностные обязанности. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и [c.44]

По предназначению можно выделить две основные группы таких средств средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов. [c.333]

Наряду со стандартным и специальным научным оборудованием и приборами для проведения исследования, испытаний, регистрации данных, которые должны быть рекомендованы при разработке прогрессивной технологии НИР и ОКР, в НИИ и КБ следует шире внедрять оборудование для поиска, обработки, хранения и изучения информации, вычислительные приборы и машины разного масштаба, моделирующие устройства, оборудование для графических и чертежных работ, текстовых документов, копировально-множительную технику, включая современные пишущие машины и оборудование средств связи. [c.185]

Средства хранения, поиска и транспортирования документов. Для эффективности управленческого труда важным моментом является организация централизованного хранения информации, обеспечивающей быстрый доступ к ней. Поэтому хранение документов в учреждении производят исполнители на рабочих местах (пока исполняется документ), затем — централизованно в канцеляриях (1 год) и в архивах (несколько лет по срокам хранения). [c.39]

Читайте также:  Монитор не отображает картинку

Технические средства, используемые в управлении, включают средства вычислительной техники, АСУ различного вида, средства оргтехники (средства составления, размножения, копирования, обработки, хранения, поиска и транспортировки документов и т. п.). [c.30]

К техническим средствам хранения документов относятся различные шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (необходимость обзора). [c.43]

Важную роль в повышении эффективности труда служащих на рабочих местах играют технические средства для составления, обработки, поиска и хранения документации, а также средства связи, вычислительная техника и служебная мебель, при выборе которых необходимо исходить из периодичности и трудоемкости выполняемых служащими основных работ, характера и объема документа- [c.144]

Средства обработки, хранения и поиска документов. Для резки отдельных листов форматной бумаги и вскрытия корреспонденции при большом объеме ее используется электрифицированная конвертовскрывающая машина. Для уничтожения документации используются специальные машины. [c.146]

Аббревиатура FTP расшифровывается как File Transfer Proto ol — протокол передачи файлов. Серверы служат для хранения и передачи документов, изображений, компьютерных программ и любых других объектов, которые могут быть представлены в виде компьютерных файлов. Помимо собственно передачи файлов FTP предоставляет также средства для поиска файлов на удаленной машине. [c.253]

Средства поиска, хранения и транспортировки документов. М. ЦНИИ ТЭИприборостроения, 1986. [c.265]

Как было сказано, к средствам оргтехники относится большой перечень различного рода технических средств и приспособлений. Сюда относятся носители информации, средства составления и подготовления документов, техника полиграфии, средства обработки, хранения, поиска и транспортировки документов. [c.120]

Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х годах была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Do ument Management Systems). [c.131]

Техническое обеспечение. Рабочие места работников службы делопроизводства должны быть оснащены мебелью, техническими средствами и вспомогательными устройствами. К техническим средствам относятся средства составления текстовых документов (пишущие машины, компьютеры, дикто-фонная техника, ручки, карандаши) копировальная и множительная техника, средства обработки документов, средства хранения, поиска и передачи документов техника управленческой связи. [c.136]

Средства хранения, поиска и транспортировки документов первичные средства хранения документов (папки, коробкиит. п.) вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.) [c.347]

При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:

• удобство и простота организации, пополнения и замены документов;

• удобство и простота поиска документов;

• максимальная вместимость и минимальный размер занимаемой площади;

В зависимости от конструкции средства хранения и поиска документов могут быть ручными, механизированными и автоматизированными, а в зависимости от носителей информации их можно разделить на две группы:

• средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы;

• средства хранения и поиска стандартных информационных карточек.

Особая группа средств хранения и поиска документов основана на микрофильмировании.

Во многих случаях найденные документы необходимо переместить из одного места (хранения) в другое (использования), для чего используются средства транспортировки.

5.5.9.1. Средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы

Для хранения различного рода документов – текстовых и графических – используются различные средства: конверты, альбомы, футляры, папки, секционированные полки и блоки, стеллажи, шкафы-регистратуры, сейфы и др. Остановимся на двух наиболее распространенных видах этих средств: папки и шкафы-регистратуры.

Папки

Папки используются для хранения документов произвольной формы и бывают разнообразных конструкций. В зависимости от имеющихся внутри папок приспособлений для закрепления документов папки можно подразделить на:

• папки без закрепляющих приспособлений;

• папки с завязками;

• папки с зажимами;

• папки – сшиватели и т.д.

Обычно с целью ускорения поиска нужного документа один из краев папки снабжается индикатором, характеризующим содержание информации в папке. Индикаторы на папках располагаются ступенчато, что повышает их обозримость.

Шкафы – регистратуры

Папки и сброшюрованные документы удобно хранить на полках специальных секционированных шкафов или на круглых полках шкафов-регистратур. Шкаф-регистратура имеет от одной до семи самостоятельно вращающихся вокруг общей оси полок. Для указания порядка расположения папок на полке используют цветные полоски бумаги, наклеенные на папки так, чтобы они формировали единую наклонную линию. Отсутствие какой-либо папки или изменение порядка их расположения нарушает единую линию и поэтому сразу обнаруживается.

Достоинства шкафов-регистратур: хорошая обозримость, быстрота поиска, легкость доступа, большая емкость и экономия площади в офисе.

Ссылка на основную публикацию
Фум лента в стоматологии фото
Автор: G. Freedman Перевод: Александр Зыбайло Автор: G. Freedman Перевод: Александр Зыбайло Ограничение количества цемента для фиксации и использование определенной...
Усики для автомобильной антенны
Убираясь в бардачке я наткнулся на ремкомплект антенных усиков — лежит наверно уже полгода, всё наклеить не могу, то забываю,...
Усиление сигнала интернета на даче своими руками
С наступление дачного сезона, я озадачился установкой хорошего скоростного интернет на даче, у нас голосовая связь работает без проблем, а...
Функции жесткого диска в компьютере
Жесткий диск, он же винчестер, является основным местом, где хранится вся информация. В отличие от оперативной памяти, он энергетически независим,...
Adblock detector