Как сделать отчет в access 2007

Как сделать отчет в access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.7. Отчеты в базе данных Access 2007

Отчет (report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 1):

  • Мастер отчетов
  • Конструктор отчетов
  • Инструмент Report
  • Пустой report

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

  • В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
  • В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
  • Щелкнуть на кнопке ОК (в результате получим вид окна "Создание отчетов", представленный на рис. 2).
  • Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>.
  • На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.
  • На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.
  • На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет — блок, ориентация — книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.
  • На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем — Изящная.
  • Следующий шаг — "Задайте имя отчета". Вводим имя — Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде (Рис. 3).
  • Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора (Рис. 4).
  • удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;
  • удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;
  • На место поля КодГруппы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";
  • переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных;
  • Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter;
  • Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

1. Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2. Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

3. Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).

Инструмент Отчет. Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет. Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Читайте также:  Принтер samsung ml 2160 не печатает

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Отчет(report)— это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

В MicrosoftAccess 2007для созданияотчетовможно использовать различные средства (рис. 1):


Рис. 1.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора.

Режиммакета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режимконструктора.

Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

§ В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастеротчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Созданиеотчетов.

§ В поле Таблицыиотчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

§ Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).


Рис. 2.

§ Все "Доступныеполя" переведем в "Выбранныеполя", выделив их и щелкнув на кнопку >>.

§ На следующем шаге (Добавитьуровнигруппировки?) щелкаем далее.

§ На шаге "Выберитепорядоксортировкизаписей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.

§ На шаге "Выберитевидмакетадляотчета". Выбираем: Макет — блок, ориентация — книжная. Щелкнуть на кнопкеДалее.

§ На шаге " Выберитетребуемыйстиль". Выбираем — Изящная.

§ Следующий шаг — "Задайтеимяотчета". Вводим имя — Студентымастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. ВыбираемПросмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительногопросмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.


Рис. 3.

§ Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.


Рис. 4.

1) Удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) Удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;

3) На место поля КодГруппы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";

4) Переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.


Рис. 5.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).


Рис. 6.

Инструмент Отчет. Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режимемакета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простойОтчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет. Инструмент "Пустойreport" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустойreport в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементыуправления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режимеконструктора. Сохраните report.

Читайте также:  Создать тему wordpress с нуля

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Отчет (report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

Отчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах. Обычно отчет позволяет ответить на определенный вопрос, например: «Сколько денег было получено от каждого клиента в этом году?», «В каких городах есть клиенты нашей компании?» Каждый отчет можно отформатировать так, чтобы представить сведения в наиболее удобном виде.

Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 9):


Рис. 9.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

· В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

· Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 9).


Рис. 10.

· Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку.

· На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.

· На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.

· На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет — блок, ориентация — книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.

· На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем — Изящная.

· Следующий шаг — "Задайте имя отчета". Вводим имя — Студенты мастер_отчетов.

Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.


Рис. 11.

· Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.


Рис. 12.

Редактирование:
1) удалите поля Код Студента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля Код Группы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля Код Группы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.


Рис. 13.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).

Читайте также:  Realtek high definition audio driver настроить


Рис. 14.

Инструмент Отчет. Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет. Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Отчеты

Отчет – это эффективное средство для организации данных при выводе на печать.

С помощью отчета предоставляется возможность вывода данных в удобной для чтения и анализе форме. Отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, выводимые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей баз данных. Большинство отчетов имеют ленточный вид или в столбец. Отчет в столбец представляет собой печатную версию формы в столбец. Ленточный отчет аналогичен ленточной форме.

Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание от­четов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой (обычный список), так и очень сложной — сводный отчет о продажах, сгруппи­рованный по различным областям.

Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором эта­пе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспе­чивает "конструирование" отчета.

Можно создать отчет с помощью команды Отчет, которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы и запроса.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.

2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет.

3. При этом будет немедленно создан отчет (рис. 22).

4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши . Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.

Рис. 22. Наш первый отчет был создан за несколько секунд

Теперь создадим отчет с помощью Мастера отчетов, который передоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов.

1. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Мастер отчетов.

2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет (рис. 23). Затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 23. Выберите таблицу, на основе которой создается отчет, а также поля, которые будут включены в отчет.

3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете (рис. 24.), щелкните на кнопке Далее

.

Рис 24. Определение уровней группировки полей в отчете.

4. Вэтом окне выбирается порядок сортировки записей (рис. 25), щелкните на кнопке Далее.

Рис. 25. Определение порядка сортировки полей, выводимых отчетом

5. В этом (рис. 26) выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 26. Выбираем макет отчета.

6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета (рис. 27), затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 27. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета

7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово. Перед вами отобразится отчет в том виде, в котором он выводится на печать (рис. 28).

Рис. 28. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета.

Дата публикования: 2014-10-19 ; Прочитано: 5724 | Нарушение авторского права страницы

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2020 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.004 с) .

Ссылка на основную публикацию
Как сбросить андроид если он заблокирован
В современных мобильных устройствах хранится огромное количество необходимой для пользователя информации. К тому же, это стандартный способ удаленной связи, поэтому...
Как проверить какой у меня интернет
Сегодня почти у каждого из нас есть доступ к Интернету – через домашний компьютер или мобильное устройство, а кто-то обеспечивает...
Как проверить конвертер спутниковой антенны на работоспособность
Что такое конвертер для спутниковой антенны. Для того, чтобы спутниковое телевидение работало, необходимо специальное оборудование, которое принимает сигнал от спутника,...
Как сбросить графический ключ на htc
Огромное количество пользователей современных гаджетов на операционной системе Android сталкиваются с проблемой блокировки устройства из-за забытого графического кода. Существует несколько...
Adblock detector